Жизнь документа сравнима с жизнью человека, и в этом нет ничего удивительного, ведь документ – творение человеческого разума и человеческих рук и всегда несет на себе отпечаток времени, отпечаток личности создавшего его человека. Оставив позади многие превратности своей судьбы, документ попадает в архив.

            В соответствии с Положением «О государственном Архивном фонде Российской Федерации и Чувашской Республики», документы образовавшиеся в деятельности любой организации, независимо от форм собственности государственной или коммерческой, имеющие научно-историческое и практическое значение подлежат передаче на постоянное хранение в муниципальный архив. А по личному составу должны храниться в организациях – 75 лет, где необходимо создать условия для надежного хранения, т.е в закрытых шкафах и сейфах.

            Для обеспечения сохранности, их учета и использования документов – во всех организациях и учреждениях, приказом или распоряжением руководителя, должно быть назначено ответственное лицо за делопроизводство и архив. К сожалению, еще не во всех организациях издали такой приказ или распоряжение, поэтому и делопроизводство, в некоторых организациях не на должном уровне. Также не во всех организациях имеются номенклатуры дел, то есть перечень документов, с указанием сроков хранения документов, а ведь это основной  учетный документ в делопроизводстве. Устарели или даже нет первоначальной номенклатуры в следующих организациях: центральной районной больнице, управлении сельского хозяйства, райпо, управлении экономики, отделе социальной защиты населения. 

К сожалению, эти же организации нарушают график сдачи документов в районный архив. Исторические справки, годы переименований трудно составлять за 15-20 лет истекшей давности. Одним из условий обеспечения сохранности документов является своевременное упорядочение. Работники меняются, прием – передача документов не производится по акту и документы теряются, Чтобы этого не допустить, необходимо ежегодно, в конце года, проводить инвентаризацию документов, составлять описи дел.

Хорошо налажена работа делопроизводства в следующих организациях: отделении Федерального казначейства, центре занятости, прокуратуре, районном суде, лесхозе, станции по борьбе с болезнями животных, редакции районной газеты, финансовом отделе. Они ежегодно представляют на согласование номенклатуры дел, составляют описи дел, и все документы аккуратно подшитые сдаются на хранение в районный архив.

Действительно, в документах видны отпечатки личности создавшего его человека, или ответственность за порученное дело, на своем рабочем месте.