В последние годы в районе уделяется должное внимание развитию архивного дела. Большую роль сыграло принятие «Программы обеспечения сохранности документов Архивного фонда Чувашской Республики в Шемуршинском районе».

Архивный фонд – интеллектуальное, культурное, информационное богатство нашего народа. Каждый из нас является его владельцем и пользователем. Поэтому и решать проблему необходимо системно, комплексно и только совместными усилиями государства, общества и гражданина.

Несмотря на сложные экономические условия, в которых приходится работать, благодаря поддержке главы администрации района, взаимодействию с органами местного самоуправления, в районе принимаются меры по обеспечению сохранности и улучшению использования документов. Во исполнение этой Программы районный архив обеспечен персональным компьютером, выделен отдельный рабочий кабинет, в числе первых среди районных архивов в республике начато картонирование документов муниципального архива. Продолжается дальнейшее укрепление материально-технической базы муниципального архива. Так, в 2005 году выделен новый комплекс компьютерной техники, который позволит организовать учет документов в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, и уже начата работа по автоматизации учета архивных документов - внедрение в архиве базы данных «Архивный фонд».

Основная проблема обеспечения сохранности документов заключается в недостатке площадей для их размещения. Рост количества ежегодно образующихся в организациях документов не соответствует приросту протяженности архивных полок. Проблема обостряется тем, что сегодня архивы вынуждены принимать на хранение документы по личному составу (личные дела, приказы, финансовые документы по заработной плате) как правило, это документы организаций-банкротов и не имеющих правопреемников. Эти документы не относятся к составу Архивного фонда и традиционно хранились в архивах организаций. Сегодня в связи с тем, что в законе о банкротстве не прописаны, о правопреемственности архивных документов организаций-банкротов, районный архив, чтобы исключить их утерю, принимает их на хранение.

В решении проблемы сохранения социально значимой документации существует несколько подходов:

во первых, необходимо решать вопрос на уровне организации- настаивать на включении в учредительные документы положений о преемственности и ответственности за документы при ликвидации учреждения, разрабатывать методические рекомендации, организовывать совещания по вопросам сохранности документов и т.д. Так, республиканской архивной службой совместно с отделением Пенсионного фонда РФ по Чувашской Республике в декабре 2004 года подготовлены и разосланы письма руководителям организаций, изменивших форму собственности, об их ответственности за обеспечение сохранности документов, оказавшихся в их собственности (владении). Однако, несмотря на принимаемые меры, имеют место факты утраты документов по личному составу.

Еще один подход к решению проблемы – создание специализированных архивов документов по личному составу на муниципальном уровне.

В соответствии с Федеральными законами «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», «Об архивном деле в Российской Федерации» и Законом Чувашской Республики «Об организации местного самоуправления в Чувашской Республике» предусмотрено создание органа управления архивным делом в муниципальном образовании и муниципального архива.